Belegexport im universellen
DATEV-Format.
Rechnungsdaten für DATEV und andere
kompatible Programme.
Bereitstellung von Rechnungsdaten
für DATEV aus AM.
In der Betriebsführungssoftware AGRARMONITOR werden Ausgangsrechnungen erstellt und ggf. eingehende Rechnungen digital erfasst. Danach ist jede Belegposition einer konkreten Leistung oder einem Artikel zugeordnet. Die Buchhaltung des Unternehmens erfolgt in DATEV, darin müssen die relevanten Daten vom Büro der Steuerberatung digital verarbeitet werden.
Die bereits in AGRARMONITOR digital vorhandenen Daten sollen per DATEV-XML-Schnittstelle an DATEV übertragen werden.
Dort können die erzeugten Buchungsvorschläge dann bearbeitet und verbucht, sowie die verknüpften Belegbilder digital und revisionssicher archiviert werden.
Aus AGRARMONITOR wird z.B. monatlich ein Export der gewünschten Belege erzeugt. Die so erzeugte ZIP-Datei enthält neben den Belegdatensätzen (XML) auch die Belegbilder (PDF). Über das Programm „DATEV-Belegtransfer“ wird dieser Datensatz vom Mandanten an DATEV Unternehmen online übertragen, dort werden die Daten zur Weiterverarbeitung in z.B. DATEV Rechnungswesen bereitgestellt. Das Büro der Steuerberatung kann sie dann in ihrer DATEV-Version abrufen (Mandant ergänzen) und Buchungsvorschläge einsehen, bearbeiten und direkt verbuchen. Gleichzeitig besteht die Verknüpfung zum Belegbild.
Die bereits vorkontierten Belegdaten werden digital übertragen, es entfällt eine doppelte und zeitaufwändige Digitalisierung und es gibt weniger Rückfragen oder Missverständnisse.
Für die konkrete Verfahrensgestaltung bei einer Zusammenarbeit mit einem Steuerberater können „Übergabepunkte“ klar definiert werden. So kann die Aufgabe des Mandanten bis zum Hochladen via Belegtransfer, oder auch dem Bereitstellen in DATEV UO reichen, bevor der Steuerberater „übernimmt“.
Vorbereitungen durch Steuerberater
1. Debitoren und Kreditoren als CSV-Datei bereitstellen
Die Stammdaten sollten in beiden Programmen identisch nummeriert sein. Daher wird eine entsprechende Übersicht der in der Buchhaltung verwendeten Nummern benötigt (CSV-Datei), die vom AGRARMONITOR-Kundenbetreuer importiert und mit einem ggf. vorhandenen Kundenstamm harmonisiert wird.
Alternativ können auch die Kunden- und Lieferantendaten aus AGRARMONITOR in einem für DATEV kompatiblem Format bereitgestellt werden.
2. Bebuchte Aufwands- und Erlöskonten der vergangenen 2 Jahre als CSV-Datei bereitstellen
Die verwendeten Konten des Kontenplans werden benötigt, damit bereits bei der Erstellung oder Erfassung der Belege das später benötigte Aufwands- oder Erlöskonto zugeordnet werden kann. Wenn in AGRARMONITOR eine Rechnung über z.B. Gülleausbringung erstellt wird, wird direkt das dafür vorgesehene Erlöskonto mit übertragen. Ebenso bei eingehenden Belegen, die in AGRARMONITOR positionsgenau erfasst werden, um Lagerbestände zu führen, Kosten abzubilden und Dokumentationspflichten (Düngung, Pflanzenschutz) nachzukommen.
3. DATEV Unternehmen Online für den Mandanten einrichten, USt.IDNr. eintragen
Der Mandant benötigt eine Freischaltung der „Bearbeitungsform Erweitert“ für Kunden- und Lieferantenrechnungen und in den Einstellungen der Rechnungsdatenschnittstelle muss gewählt sein, dass je Position ein Buchungsvorschlag erzeugt werden soll.
4. DATEV-Belegtransferprogramm beim Mandanten installieren und einrichten
Beim Mandanten im Belegtransfer muss das Wirtschaftsjahr mit der Sachkontenlänge und dem Kontenrahmen durch den Steuerberater eingestellt werden.
5. Checkliste beantworten
Mobile Erfassung
Flottenmanagement
Disposition
Digitales Büro
Auswertung
