Für viele Kunden stehen bei der Einführung einer Betriebsführungssoftware zunächst zwei Dinge im Fokus: das Ende der Zettelwirtschaft und ein besserer Überblick über die laufenden Aufträge.

Die papierlose Erfassung beginnt schon auf dem Feld. Durch die digitale Datenerfassung in AGRARMONITOR sind alle wichtigen Informationen des Auftrags in Echtzeit im Büro und können dort direkt weiterverarbeitet werden.

Das Thema Datenverarbeitung bezieht sich aber nicht nur auf die Daten, die auf dem Feld erfasst und im Büro zu Rechnungen weiterverarbeitet werden. Auch externe Rechnungen die im Büro ankommen müssen bearbeitet werden.

Funktion in Aktion bei Marten und Teune

Das Lohnunternehmen Marten und Teune hat sich mit diesem Thema intensiv auseinandergesetzt. Der Auslöser dafür war ein Intensivkurs zum Thema Belegerfassung und Belegmanagement mit AGRARMONITOR. Torben Teune, einer der beiden Geschäftsführer hat an der Veranstaltung teilgenommen und sich im Anschluss direkt mit der Umsetzung der neuen Ideen im Unternehmen befasst: „Es gibt einfach so viele Möglichkeiten bei der Nutzung von AGRARMONITOR und obwohl wir schon so lange dabei sind, finden wir immer noch Funktionen, die wir noch nicht optimal nutzen.”

Das Büro-Team um Torben Teune ist seit vielen Jahren eingespielt und durch die langjährige Nutzung der Software nicht nur mit AGRARMONITOR eng verbunden, sondern auch mit dem persönlichen Ansprechpartner Lars Brakhage: „Torben wollte mehr Überblick im Büro, also haben wir uns gemeinsam angeschaut, wie er Eingangsbelege mit AGRARMONITOR erfassen und verarbeiten kann.”

Zunächst einmal wurde die Hardware angepasst. Mit einem speziellen Dokumentenscanner können die Belege, die noch in Papierform im Büro ankommen, eingescannt werden und landen dann direkt im Belegeingang in AGRARMONITOR.

Denn Belege können nicht nur digital versendet, sondern auch empfangen werden. Bietet der Lieferant einen Versand der Rechnungen per Mail an, kann dieser direkt an die Mail-Adresse der Buchhaltung bzw. die des digitalen Belegempfangs der Betriebsführungssoftware versendet werden.

„Nicht nur, dass wir jetzt alle Eingangrechnungen an einem Ort haben ist ein Vorteil, sondern auch das umfassende Controlling. Wir sehen jetzt genau, welche Maschine welche Kosten erzeugt hat und auch wenn wir mal mit Subunternehmern arbeiten, können wir das alles direkt zuordnen.” 

Torben Teune

Die Positionen der Eingangsrechnungen werden in AGRARMONITOR ganz einfach Maschinen, Artikeln oder Mitarbeitern zugeordnet. So geht nichts verloren und die Kosten für Reparaturen, Rohstoffe und auch Arbeitsmaterialien können am Ende des Jahres ganz einfach nachvollzogen werden.

Christoph Marten, der gemeinsam mit Torben Teune das Löhner Lohnunternehmen leitet, ist für den operativen Bereich zuständig und sieht für sich den Vorteil, dass auch er jetzt immer einen Überblick über die Kosten der Maschinen hat. „Ich bin nicht der Büromensch und ich möchte nicht immer nach der letzten Werkstattrechnung suchen müssen. Jetzt sehe ich nicht nur wann die Maschine das letzte Mal gestanden hat, sondern auch warum und was es uns gekostet hat. Und das ohne großen Aufwand.”

Hinzu kommt, dass jetzt neben den Ausgangsbelegen auch die Eingangsbelege in das Buchhaltungsprogramm übergeben werden. Das freut besonders die Büromitarbeiter in der Buchhaltung.

Funktionseinblicke in unseren Erklärvideos:

Haben Sie Fragen zum Thema Eingangsbelegerfassung in AGRARMONITOR? Dann wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Betreuer.