Wenn der Kunde nicht zahlt – Umgang mit offenen Posten

Wer kennt es nicht – es gibt immer diesen einen Kunden der nicht zahlt. Die Frage ist dabei: Wie geht man als Unternehmen mit diesem Kunden um? Zunächst einmal sollte klar sein, dass offene Posten zu jedem Unternehmen dazu gehören, jedoch ein unternehmerisches Risiko darstellen. Deswegen sollte sich jeder Betrieb – ganz egal ob klein oder groß – Gedanken darüber machen, wie mit diesem Risiko kalkuliert wird.

Wie schnell die Rechnung geschrieben wird, das hat der Unternehmer dabei selbst in der Hand, aber auch wie schnell das Geld auf dem Konto landet. Das erste Werkzeug, welches dafür zur Verfügung steht sind die Zahlungsbedingungen – denn diese können individuell festgelegt werden. Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben, an die man sich halten muss. Dementsprechend weit gefächert sind hier auch die Möglichkeiten. Ob mit oder ohne Skonto, Teilzahlungen in Form von Abschlagsrechnungen oder auch die Direktzahlung. Hier ist alles möglich! Wichtig ist nur, dass die Zahlungsbedingungen eindeutig sind und dass die Nichteinhaltung eine Konsequenz mit sich bringt – sonst nützt die beste Zahlungsbedingung nichts.

 

1. Warum Skonto?

Viele landwirtschaftliche aber auch Industriebetriebe gewähren dem Kunden Skonto. Dadurch versprechen sich die Unternehmen eine schnellere Begleichung der Rechnung, da dem Kunden ein Rabatt bei sofortiger Zahlung eingeräumt wird. Sicherlich eine gute Methode, um dem Kunden einen Anreiz für eine schnelle Bezahlung der Rechnung zu geben, aber auch eine Verringerung der Gewinnspanne.

„Bei Zahlung bis zum XX.XX.XXXX gewähren wir 2% Skonto.“

Randnotiz: Das durchschnittliche Lohnunternehmen hat unter 10% Umsatzrendite. Auch kleine Skonto-Beträge schmälern diese enorm. Bereits 2% Skonto können knapp 20% des Gewinns kosten.

Klappt es trotz des Skontos nicht mit der zügigen Zahlung und die Zahlungsfrist verstreicht, ist das Unternehmen erneut am Zug. Grundsätzlich gibt es in Deutschland keine Pflicht dem Kunden eine Mahnung zu schreiben. Ein Anwalt oder Inkassobüro darf direkt bei Überfälligkeit der Rechnung eingeschaltet werden. Jedoch ist das Mahnverfahren nicht nur der sanfte, sondern auch der häufig gewählte Weg.

2. Zahlungserinnerung oder Mahnung

Unsere Kunden fragen uns häufig, was wir für den Umgang mit offenen Posten empfehlen. Unser Vorschlag: Dem Kunden zunächst eine Zahlungserinnerung zukommen lassen. Denn wir wollen ja auch in Zukunft weiter zusammenarbeiten und es kann immer mal etwas verloren oder untergehen. Diese Zahlungserinnerung sollte eine kurze Frist beinhalten und noch ohne Gebühren sein. Der nächste Schritt wäre dann die 1. Mahnung.

„Sicherlich ist unsere Rechnung vom XX.XX.XXXX untergegangen, deswegen möchten wir Sie auf diesem Weg an die noch offene Summe von XXX€ erinnern. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag innerhalb der nächsten 5 Tage auf unser Konto.“

Selbstverständlich können hier auch schon Gebühren auf den ursprünglichen Rechnungsbetrag aufgeschlagen werden. Diese Entscheidung liegt beim Unternehmen.

3. Das Mahnverfahren

Zunächst einmal sollte sich jedes Lohnunternehmen und jeder Ackerbaubetrieb darüber im Klaren sein, wie viele Mahnstufen es denn geben soll und wie die einzelnen Stufen sich voneinander unterscheiden. Mit der 1. Mahnung kommen in den meisten Fällen auf den zahlungsunwilligen Kunden auch die ersten Kosten zu. Diese können zum Beispiel eine pauschale Mahngebühr enthalten oder auch Verzugszinsen.

4. Übergabe der offenen Posten an Dritte

Bleibt der Kunde zahlungsunwillig und die Posten weiterhin offen, dann sollten Sie das Mandat an einen Anwalt oder ein Inkassobüro abgeben. Wichtig ist, dass die Grenze intern geklärt ist. Viele Unternehmen schicken zunächst eine Zahlungserinnerung und nach der 2. Mahnung wird dann ein Anwalt eingeschaltet. Bedenken Sie dabei, welches Risiko sich für Ihr Unternehmen ergibt, wenn zu viele Rechnungen nicht beglichen werden.

Haben Sie noch Fragen zu diesem Thema, dann wenden Sie sich gerne an Ihren persönlichen Ansprechpartner